Wir unterscheiden in diesem Fall zwischen Basisverfahren, die die Hauptsoftwaresysteme zur Adressvalidierung haben, und fortschrittlichen Verfahren, über die einige der entwickeltsten Normalisierungsprogramme verfügen und die nach Ermessen des Nutzers aktiviert werden können.
BASIS-VALIDIERUNGSVERFAHREN
Die Postadresse wird in den meisten Fällen abgeschrieben oder in Dateneingabesysteme (siehe die Formulare einer Webseite) in einer Form eingegeben, die wir als unbearbeitet definieren können. Alle Daten, aus denen sich die Adresse zusammensetzt, weisen normalerweise Lücken, Fehler oder Unstimmigkeiten auf, die aus Versehen, durch Eile, falsche Informationen usw. bedingt sind. So entsteht die Notwendigkeit einer genauen und effizienten Überprüfung, um Daten und Kenndaten zur Verfügung zu haben, die für Marketing-Zwecke, den Versand, etc. benutzt werden können. Diese Überprüfung wird Validierung der Postadresse genannt. Im Folgenden sehen wir uns die typischen Phasen an, aus denen sich der Validierungsprozess zusammensetzt:
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Allgemeine Korrektheit
Jeder Eintrag der Adresse muss kontrolliert werden. Wenn unkorrekte Daten vorhanden sein sollten, zum Beispiel der Straßenname hat einen Buchstaben zu viel oder die Hausnummer steht ohne Leerzeichen nach der Adresse, würde der Fehler sofort korrigiert werden oder bei fehlenden gültigen Alternativen im Abschlussbericht gemeldet werden.
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Aktualitätskontrolle
Die Adresse wird auf die Aktualität der Daten analysiert. Wenn eine Gemeinde oder eine Ortschaft ihren Namen geändert hat, muss die Software die in ihrer Datenbank enthaltenen Informationen vergleichen und folglich die Adresse aktualisieren.
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Kohärenz der Informationen
Die Informationen der Adresse müssen kohärent sein. Wenn eine Adresse den Namen einer Straße hat, der aber mit einer nicht existierenden Hausnummer verbunden wird, dann wird diese Unstimmigkeit sofort korrigiert oder gemeldet.
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Bereicherung der Adresse
Die aktualisierte und kohärente Adresse, auch wenn sie korrekt ist, kann einige Lücken unterschiedlichen Ausmaßes aufweisen. Eine Lücke ist zum Beispiel eine fehlende Hausnummer oder der unvollständige Straßenname. Die Validierung ermöglicht die Bereicherung der Adresse und macht sie komplett.
FORTSCHRITTLICHE VALIDIERUNGSVERFAHREN
Die bis jetzt aufgelisteten Verfahren stellen das Grundgerüst eines jeglichen Validierungsprozesses dar. Speziellere Anforderungen machen zusätzliche Verfahren notwendig, die unabdingbar sind, um zusätzliche nützliche Informationen unterschiedlicher Art herauszugreifen. Sehen wir uns die verfügbaren Optionen für eine noch gezieltere Validierung der Adressen an.
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Geokodifizierung der Adresse
Die korrekte oder aktualisierte Adresse identifiziert eindeutig einen genauen Punkt auf der Karte. Dieser Punkt wird mit numerischen Koordinaten, d.h. Breiten- und Längengrad verbunden. Eine entwickeltere Validierungssoftware fügt auf Anfrage diese Koordinaten hinzu und lokalisiert sie auf der Karte.
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Formatierung Zielland
Auf jedem Land der Welt gilt ein anderes Postsystem mit seinen eigenen Regeln und Einstellungen. Die Formatierung und somit die Anordnung der Daten einer französischen Adresse ist anders als die Formatierung einer ägyptischen Adresse. Die Adresse im Zielformat zu erhalten, gehört zu den fortschrittlichen Validierungsvorgängen.
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Übersetzung in mehrere Sprachen
Die Adresse kann in Hunderten verschiedenen Sprachen geschrieben werden. Die Tatsache, dass die Output-Sprache oft dem Englischen oder Hauptsprachen entsprechen muss, macht eine Übersetzung in Echtzeit der validierten Postadresse notwendig.
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Output-Varianten
Die Adresse kann nicht nur für den Postversand, sondern auch für die Organisation und Verwaltung der erfassten Daten nützlich sein. In diesem Fall bietet die Software zwei oder mehrere Varianten des Outputs je nach den vor der Anfrage eingegebenen Einstellungen.
MASSENVALIDIERUNG VON ADRESSEN (DATENBANK)
Bis jetzt haben wir uns angesehen, was konkret die Validierung einzelner Postadressen bedeutet. Es sollte aber geklärt werden, dass auch die Möglichkeit besteht, ganze Datenbanken zu validieren und dasselbe Ergebnis bezüglich Bereinigung und Genauigkeit der Daten zu erhalten. In diesem Fall spricht man von Massenvalidierung der Adressen, die auch als Batch-Normalisierung bekannt ist. Es werden mehrere Adresse, bis zu Hunderttausende gleichzeitig validiert. Es versteht sich von selbst, dass bei Massenvalidierung weitere Kontrollverfahren wie die Daten-Deduplizierung notwendig sind. Dieses Verfahren ermöglicht die Erfassung eventueller Doppler und fasst sie, wenn möglich, zu einer einzigen Postadresse zusammen. Das Ergebnis ist eine optimierte Datenbank, ohne Doppeldeutigkeiten und ohne Unstimmigkeiten.
ANDERE VALIDIERUNGSFORMEN: VON DEN PERSONENDATEN ZU DER E-MAIL
Auch wenn sich die Validierung an sich auf die Postadressen bezieht, sind in den letzten Jahren neue Anfragen in Bezug auf sekundäre Validierungen, die aber nicht weniger wichtig sind, aufgetaucht. In diesem Abschnitt stellen wir andere Validierungsmodalitäten dar, die für ein kleines oder großes Business in den unterschiedlichsten Bereichen nützlich sind.
- Validierung der Namen
Die Erstellung eines Kundenprofils mit automatischen Computersystemen ist ein Ziel, das auch für weniger strukturierte Unternehmen wichtig ist. Den korrekten Vor- und Nachnamen zu kennen und ihn mit anderen Daten zu verbinden, zum Beispiel mit der Kontaktadresse, stellt ein wichtiges Ziel dar, um die Erfolgsmöglichkeiten der eigenen Handels- und Werbestrategien zu erhöhen. Denken wir zum Beispiel daran, wie viele Vorteile es hat, den richtigen Namen zu kennen: Wenn Broschüren und Kataloge für den Postversand gedruckt werden, fördert ein korrekt aufgedruckter Name die Interaktion des potentiellen Kunden und bedingt eine höhere ROI als bei einer anonymen Kommunikation.
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Validierung der E-Mail-Adressen
Die E-Mail-Adressen werden meistens über Kontaktformulare eingetragen, zusammen mit der Anmeldung zum Newsletter und so weiter und so fort. In diesen und in anderen Situationen besteht das Risiko, dass die E-Mail-Adresse, wie auch die Postadresse, falsch abgeschrieben wird und Tipp- oder Druckfehler enthalten. Die Validierung von E-Mail-Adressen behebt die negativen Konsequenzen eines Ansatzes dieser Art sofort an der Wurzel, da einzelne Postadressen oder auch Datenbanken mit Hunderttausenden Datensätzen überprüft werden. Sorgfältige Kontrollen garantieren die Qualität und Richtigkeit der gescannten Adresse, mit deutlichen positiven Auswirkungen bei DEM-Kampagnen, beim Versand von Newsletter, Funnel und nicht nur.
- Validierung der Telefonnummer
Auch Telefonnummern können Tipp-, Abschreib- und Wiederholungsfehlern unterliegen. Sowohl für einzelne Nummern als auch für Archive mit vielen Datensätzen ist es möglich, sich Validierungssoftware anzuvertrauen, um eine gründliche Bereinigung durchzuführen, dank der wir eine korrekte und aktualisierte Output-Datei erhalten, die sofort für SMS-Marketing, Customer Care und andere Vorgänge benutzt werden kann. Die Validierung der Telefonnummern kann natürlich mit der Normalisierung von Postadressen kombiniert werden, um komplette Kenndaten zu erstellen, die sich perfekt für die verschiedensten Arbeits- und Marketingzwecke eignen.
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