OPERACIONES DE VALIDACIÓN BÁSICAS
La dirección postal, en la mayor parte de los casos, se copia o se introduce en sistemas de ingreso de datos (véase el formulario de un sitio web) de una forma que podríamos definir como bruta. El conjunto de los datos que forman la dirección normalmente posee lagunas, errores o incoherencias debido a despistes, prisa, información errónea, etc. De ahí nace la necesidad de una revisión concreta y eficaz, para disponer de datos y registros que usar en operaciones de marketing, envío, etc. Y precisamente de esta revisión adopta el nombre de validación de la dirección postal. A continuación vemos las fases típicas del proceso de validación:
- Exactitud general
La dirección se controla en cada una de sus partes. En caso de que haya datos incorrectos, por ejemplo el nombre de una calle escrito con una letra más, o el número unido a la dirección sin espacios, el error se corregiría de inmediato o, ante la falta de hipótesis alternativas válidas, se indicaría en el informe final.
- Comprobación obsolescencia
La dirección se analiza desde el punto de vista de la actualización de los datos. En caso de que un municipio o una localidad hayan cambiado de nombre, el software debería comparar la información de la base de datos y por consiguiente actualizar la dirección.
- Coherencia de la información
La dirección debe indicar información coherente. Si una dirección indica el nombre de una calle asociado a un número inexistente, esta incoherencia se corrige de inmediato o se señala.
- Enriquecimiento de la dirección
La dirección, aunque sea correcta, coherente y esté actualizada, podría tener lagunas de varios tipos. Una laguna es por ejemplo un número que falta o el nombre de la calle incompleto. La validación permite enriquecer la dirección y completarla de forma definitiva.
OPERACIONES DE VALIDACIÓN AVANZADAS
Las operaciones que se han citado hasta ahora representan el armazón de cualquier proceso de validación. Sin embargo exigencias más específicas requieren acciones complementarias, indispensables para extrapolar información accesoria útil en varios casos. Por tanto examinemos las opciones disponibles para una validación de las direcciones aún más específica.
- Geocodificación de la dirección
La dirección, si es correcta y está actualizada, identifica unívocamente un punto concreto en el mapa. Ese punto a su vez se asocia a coordinadas espaciales numéricas, es decir latitud y longitud. Un software de validación más desarrollado añade si se solicita estas coordinadas y las geolocaliza en el mapa.
- Formateo país objetivo
En cada país del mundo rige un sistema postal distinto con sus propias reglas y ajustes. El formateo y por lo tanto la disposición de los datos de una dirección francesa serán distintos al formateo de una dirección egipcia. Indicar la dirección en el formato objetivo forma parte de las operaciones avanzadas de validación.
- Traducción multilingüe
La dirección se puede escribir en cientos de idiomas distintos. El hecho de que a menudo el idioma de salida tenga que ser el inglés o los principales idiomas conlleva la necesidad de una traducción en tiempo real de la dirección postal validada.
- Variantes de salida
La dirección puede ser útil no solo para realizar envíos postales, sino también para gestionar y administrar los datos recopilados. En este caso el software propone dos o más variantes de salida según los ajustes realizados antes de la consulta.
LA VALIDACIÓN MASIVA DE DIRECCIONES (BASE DE DATOS)
Hasta ahora hemos visto lo que significa concretamente la validación de direcciones postales individuales. Sin embargo hay que aclarar que también es posible validar bases de datos completas con el mismo nivel de limpieza y meticulosidad de los datos. En este caso se habla de validación masiva de direcciones, también llamada normalización de direcciones batch. Se tendrán que validar varias direcciones, hasta cientos de miles de unidades simultáneamente. Se sobreentiende que en casos de validación masiva subentran otras acciones de comprobación como la desduplicación de datos. Este procedimiento permite identificar posibles datos duplicados uniéndolos si se admite en una sola dirección postal. El resultado será una base de datos optimizada sin ambigüedades y sin incoherencias.
OTRAS FORMAS DE VALIDACIÓN: DE LOS DATOS PERSONALES AL CORREO ELECTRÓNICO
Aunque la validación por antonomasia sigue siendo la de las direcciones postales, en los últimos años ha habido nuevas demandas respecto a validaciones secundarias pero no por ello menos importantes. En este párrafo indicamos otras modalidades de validación útiles para un negocio pequeño o grande en distintos sectores.
- Validación de los nombres
Crear un perfil del cliente con sistemas informáticos automatizados se ha convertido en un objetivo común incluso para las empresas menos estructuradas. Saber el nombre y apellidos correctos y asociarlos a otros datos, por ejemplo de contacto, es una meta de gran interés para incrementar las posibilidades de éxito de las estrategias comerciales y promocionales. Pensemos por ejemplo en las ventajas de saber el nombre correcto cuando se imprimen folletos y catálogos destinados al envío postal. Indicar el nombre correcto bien visible favorecerá la interacción del cliente potencial determinando un RCI mayor respecto a una comunicación anónima.
- Validación de las direcciones de correo electrónico
Las direcciones de correo electrónico se transcriben la mayoría de las veces mediante formularios de contacto, en concomitancia con la suscripción al boletín de noticias y así sucesivamente. En estas y en otras situaciones la dirección de correo electrónico, igual que la dirección física, corre el riesgo de copiarse mal, con errores de escritura o erratas. La validación de direcciones de correo electrónico elimina de raíz las consecuencias negativas de un enfoque de este tipo comprobando distintas direcciones de correo o incluso bases de datos con centenares de miles de registros. Controles meticulosos garantizan la calidad y veracidad de la dirección escaneada con repercusiones positivas obvias en el caso de campañas DEM, envío de boletines de noticias, embudo, etc.
- Validación del número de teléfono
Los números de teléfono también pueden escribirse, copiarse y repetirse erróneamente. Tanto para un solo número como para archivos con muchos registros es posible confiar en software de validación para realizar un saneamiento profundo gracias al cual tendremos un archivo de salida correcto y actualizado que podrá utilizarse enseguida para marketing SMS, asistencia al cliente y otras operaciones. La validación de los números de teléfono obviamente se puede combinar con la normalización de direcciones postales para crear un registro completo, perfecto para afrontar cualquier tipo de trabajo y marketing de gran alcance.
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