Comment et pourquoi nettoyer les données d’une entreprise

On entend de plus en plus souvent parler d’assainissement des données d’une entreprise, une pratique nécessaire consistant en le nettoyage, la maintenance et la révision du patrimoine informatique accumulé par une entreprise au fil des années. Au-delà du secteur spécifique d’activité et du pays d’origine, effectuer un nettoyage correct des données d’une entreprise est un investissement de grande envergure, destiné à être amorti en raison de l’optimisation des ressources, de la réduction des délais et du renforcement des processus décisionnels. Les bénéfices du nettoyage des données sont multiples et dépendent d’une fois à l’autre de la situation de départ. En général, nous pouvons affirmer que le rapport est direct  : plus la quantité de données à assainir est importante, plus les avantages que l’entreprise pourra obtenir sont nombreux, dans l’immédiat et, en poursuivant l’activité de nettoyage, sur le long terme.

DE L’EMAIL MARKETING AU SERVICE ASSISTANCE  : CHAMPS D’APPLICATION

Les champs d’application du nettoyage des données de l’entreprise sont aussi nombreux que les utilisations desdites données. À l’ère du web et des Big Data, toute opération basée sur des adresses, des numéros de téléphone et des profils personnels peut être améliorée et perfectionnée en conséquence d’une gestion plus précise des bases de données à disposition. Parmi les champs d’application dans lesquels les effets d’un assainissement sont maximum, citons  :

• Service Clients

Dans les entreprises modernes, le service clients ne répond pas par un simple «  Allo, qui est-ce  », mais par «  Bonjour François, merci de nous avoir contacté, comment puis-je vous aider  ?  ». La différence est subtile mais cruciale. Connaître les clients acquis permet d’offrir un support ciblé, rapide et sur mesure sans la moindre perte de temps. La secrétaire ainsi que toute l’équipe de réceptionnistes pourra suivre sur l’écran de l’ordinateur l’appel en entrée (ou le chat, ou l’appel Skype et ainsi de suite), visualiser le prénom et le nom, les produits et services achetés, l’adresse de résidence, le numéro de TVA et toute autre information significative, comme garantie d’un service plus fiable et ponctuel. La satisfaction du client dépend aussi et surtout de l’assistance fournie par le système de CRM (customer relationship management). Nettoyer les données permet encore une fois de répondre à ces besoins avec la bonne configuration et la bonne approche.

• Distribution de prospectus et expédition

Il est impossible de parler de nettoyage des données sans citer la distribution de prospectus et l’expédition postale de matériel publicitaire. Ce domaine d’application apporte de grands avantages car les adresses des destinataires sont vérifiées, mises à jour et corrigées. L’expédition à l’aveugle peut comporter des frais superflus dérisoires, si elle est ponctuelle. Par contre, s’il s’agit d’une étape répétée fréquemment, il est clair que les coûts de non-livraison augmentent, aussi bien en termes de temps que de chiffres  : une quantité inférieure de brochures et coupons à destination signifie moins de personnes ayant accès à vos offres, promotions et propositions commerciales. Le même discours s’applique également à la distribution de prospectus, avec en prime la variable du géocodage. Imaginons la distribution de prospectus dans une zone limitée, à un public de clients formé de familles avec des enfants. Une fois les noms recueillis, nous devrions transférer ces derniers sur plan, à savoir sur le GPS utilisé par la personne chargée de la distribution. C’est ainsi que, pour une gestion rentable de la distribution de prospectus, les données devront non seulement être nettoyées, mais aussi traduites en coordonnées géographiques exactes.

• Livraison à domicile

Comme pour la distribution de prospectus, il en va de même pour les livraisons à domicile, également connues comme postalisation  ; les entreprises peuvent tirer des avantages compétitifs concrets en vertu du passage d’une expédition des produits chaotique et approximative à une livraison à domicile efficace, rapide et avec une marge d’erreur égale à zéro. Peu importe qu’il s’agisse de nourriture, pièces détachées automobiles, accessoires petite enfance ou fleurs coupées  : les sites de commerce électronique, les grands magasins et autres entreprises doivent organiser les expéditions sur la base d’un modèle allégé et flexible, à la hauteur des attentes des consommateurs d’aujourd’hui. Il est difficile d’imaginer copier les noms archivés en phase d’achat ou de commande et les utiliser pour la livraison sans aucun contrôle. Il est plus logique et sensé de soumettre les adresses postales en question au contrôle d’un programme informatique dédié et de nettoyer ainsi les données avec l’éventuelle géolocalisation des points de livraison.

• Email marketing

Les années passent mais l’email marketing reste l’outil de promotion numérique le plus efficace, avec un Retour sur Investissement qui – selon différentes sources influentes – est d’environ 40 dollars par dollar investi (Small Business Trends et d’autres). Soigner la base de données d’adresses et créer une communication réussie deviennent dans cette optique d’une importance fondamentale pour accroître les possibilités d’atteindre la cible et les objectifs de la campagne. Mais comment personnaliser les messages des emails  ? Ou encore, comment être certains que chaque email arrive à destination sans problèmes  ? Dans les deux cas, la réponse s’appelle nettoyage des données  : assainir une base de données en avance par rapport à l’envoi veut non seulement dire supprimer les adresses inutiles, mais aussi enrichir la liste de contacts d’informations précieuses, en ajoutant par exemple le nom du destinataire dans l’objet ou à l’ouverture du message.

LES OUTILS DE NETTOYAGE DES DONNÉES (EN LIGNE ÉGALEMENT)

En 2019, l’hygiène des données est un objectif à la portée de tous, des plus petites entreprises à celles plus grandes et structurées. Les outils permettant d’appliquer une stratégie d’assainissement et de nettoyage des données incluent des logiciels informatiques à l’avant-garde, capables d’interagir avec les systèmes et la structure de l’entreprise de façon simple et intuitive. On parle dans ces cas de véritables suites à implémenter dans CRM, data warehouse, programmes de saisie de données, e-business et plateformes de CMS. Chez Egon, nous proposons deux versions différentes de notre suite de normalisation des données, ayant chacune des fonctions avancées.

• Egon Web (in the cloud)

La formule Egon Web s’adresse à ceux qui n’ont pas besoin de mettre à jour l’infrastructure informatique de leur entreprise et souhaitent profiter des services Egon via Internet. Par le biais d’API, WSDL et d’autres modalités, le client a la possibilité d’interroger le serveur Egon ponctuellement, avec un paiement à la consommation par l’intermédiaire de crédits, ou bien à travers des formules d’abonnement avantageuses. Qualité au plus haut niveau pour un nettoyage des données à portée de main également sur smartphone et tablette, 24 heures sur 24, 365 jours par an.

• Egon On site (On Promises)

La suite Egon on site prévoit l’installation locale du logiciel sur des serveurs appartenant à l’entreprise. Dans ce cas, le contrôle est complet sur toute l’infrastructure technique nécessaire au fonctionnement du système, avec un niveau de personnalisation supérieur à la version en ligne. Egon on site sera configuré en collaboration avec un de nos techniciens. S’ensuivra une session de formation pour apprendre à utiliser la suite en autonomie en mode batch, online, enterprise application (plugin) et autocomplete.

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Vous pouvez tester immédiatement le potentiel de la suite Egon en demandant un essai gratuit et sans engagement. Vous n’avez qu’à remplir le petit formulaire à la page Inscription Demo et suivre les instructions que vous recevrez par email. Si vous souhaitez davantage d’informations sur le nettoyage des données, l’assainissement des bases de données, les outils de batch geocoding et thèmes similaires, nous vous invitons à lire les derniers articles publiés sur notre blog. Egon est opérationnel dans plus de 250 pays du monde et est en mesure de restituer des données traduites et codifiées dans la langue de destination de votre choix. Abonnez-vous immédiatement pour accéder à la version de test en ligne et découvrez comment effectuer un nettoyage soigné des données  !