Quand nous parlons d’address cleansing, nous nous référons à un ensemble d’activités destinées à l’assainissement d’une donnée ou d’un groupe de données (base de données). Il s’agit d’une bonne pratique parmi les plus importantes pour des entreprises qui souhaitent élever leur business à un niveau supérieur. Grâce à l’address cleansing, les données possédées subissent en effet des interventions spécifiques visant à améliorer leur qualité et donc leur utilisabilité dans des environnements informatiques et dans des contextes disparates. Si par le passé cette opération était effectuée à la main donnée par donnée par des techniciens spécifiques et des traducteurs, aujourd’hui, l’address cleansing est plus facile à réaliser, dans des délais plus rapides, grâce à des logiciels spéciaux de validation des adresses. Ces derniers, en fonction du degré d’évolution technologique, pourront accomplir des tâches élémentaires ou très complexes, en élaborant les adresses postales selon les exigences requises. Passons en revue une par une dans le détail les activités d’address cleansing effectuées, dans notre cas, par le logiciel Egon.
1) CONTRÔLE ET CORRECTION DES ENREGISTREMENTS DE CHAQUE ADRESSE
Les données saisies dans le logiciel Egon sont soumises en premier lieu à un contrôle spécifique afin de détecter d’éventuelles fautes de frappe, mots incomplets, termes répétés, omission d’espaces entre les mots et les chiffres… L’adresse est analysée non pas de manière brute mais à travers une révision soignée, enregistrement par enregistrement. L’adresse, le code territorial, le prénom et le nom du destinataire, la province, le pays et tout ce qui constitue la donnée complète dans sa globalité. La correction est automatique en comparant les données présentes dans les archives numériques d’Egon. Toute ambiguïté ne pouvant être résolue automatiquement est signalée dans le rapport de conclusion, permettant à l’utilisateur d’effectuer d’autres vérifications en toute autonomie ou à l’aide d’Egon.
2) VÉRIFICATION DES INFORMATIONS OBSOLÈTES ET MISE À JOUR
Le contrôle des erreurs est intégré à la vérification des informations obsolètes. Dans ce cas, l’adresse est évaluée en termes de mise à jour : par rapport à ce qui est indiqué, il pourrait y avoir des différences même minimes, parce que le titulaire de l’adresse a déménagé, parce que le code territorial a changé, ou parce que la province a été supprimée au fil des ans… Les cas sont infinis, Egon les prend tous en compte, et grâce à la comparaison directe avec les données possédées, il se charge de remplacer d’éventuelles données qui ne sont plus valides par des informations actualisées dans plus de 250 pays en Europe, Asie, Océanie Afrique et Amérique.
3) DÉDUPLICATION (ÉLIMINATION DES DOUBLONS)
Il arrive souvent, dans une base de données d’adresses, de tomber sur des « doublons », à savoir des données répliquées deux, trois, quatre ou cinq fois. Surtout si l’archive a été créée par le biais d’une saisie manuelle de données, le risque qu’une adresse soit indiquée plusieurs fois est fréquent. Dans ce cas également, Egon corrige les incohérences en éliminant le doublon et en signalant dans le rapport de conclusion quelles et combien d’adresses postales sont répétées. L’activité de déduplication est fondamentale pour un address cleansing efficace, parce qu’il est clair qu’en cas de doublons, les actions de marketing, d’envoi de matériel papier par la poste, les newsletters et ainsi de suite, se traduisent par des gaspillages significatifs.
4) ENRICHISSEMENT DES DONNÉES AVEC LES ENREGISTREMENTS MANQUANTS
Le data cleansing d’Egon prévoit que les données, une fois corrigées, mises à jour et rendues univoques, soient également enrichies des valeurs manquantes. Il s’agit d’une étape supplémentaire plus avancée, réalisable encore une fois en croisant les données présentes dans les archives du logiciel. Par exemple, si une adresse est dépourvue de numéro, il est possible de la compléter grâce au nom du titulaire ou de l’entreprise associée. Si c’est le code territorial qui est manquant, il sera reconstitué à l’aide des données restantes. Si l’enregistrement manquant n’est pas attribuable de façon certaine, les valeurs les plus probables seront sélectionnées, en indiquant toujours le tout dans le rapport final après l’interrogation.
5) FORMATAGE EN FONCTION DU PAYS ET DU SYSTÈME POSTAL
Le logiciel Egon de validation d’adresses va plus loin et effectue, si nécessaire, le formatage de l’adresse postale au format output prévu par le pays et/ou par le système postal cible. C’est un point important : chaque pays possède un système postal officiel qui, en tant que tel, exige un format spécifique dérivant du type de données requises, de leur ordre, des caractères et bien d’autres encore. La personnalisation inclut les formats natifs, translittérés ou latinisés, ainsi que le choix, pour chaque adresse postale, d’utiliser le format minuscule, majuscule ou bien lettres capitales. Une gamme d’options pour configurer au mieux l’adresse postale dans le respect des multiples variables appartenant à des pays et des systèmes postaux du monde entier.
6) TRADUCTION DANS LA LANGUE DE DESTINATION
Outre les activités énumérées jusqu’ici, le logiciel Egon se charge de traduire la ou les adresses saisies dans la langue de destination. De cette façon, une base de données saisie en italien, anglais, espagnol, français, allemand, etc., sera traduite automatiquement dans une des langues disponibles, écourtant la filière et réduisant des charges fixes importantes. La base de données d’output sera déjà disponible dans la langue sélectionnée et pourra être utilisée immédiatement pour être envoyée aux clients et fournisseurs ou pour tout autre genre d’actions.
7) GÉOLOCALISATION SUR CARTE, GPS ET AUTRES SUPPORTS
Une autre opération supplémentaire par rapport à des formes de data cleansing standard est la géolocalisation sur carte. L’adresse assainie est dans ce cas traduite en coordonnées géographiques (latitude et longitude) puis saisie sur la carte (mapping) ou véhiculée dans des systèmes GPS, environnements virtuels de géoréférenciation, navigateurs et autres applications. Avec la géolocalisation sur carte, on obtient d’autres informations et des données importantes telles que les zones de recensement, les distances à vol d’oiseau et piétonnes, les points d’intérêt, la localisation par le biais des noms de rues, croisements (angles) et bien d’autres encore. Le tout de manière automatique et rapide et sans aucune possibilité d’erreur.
COMMENT UTILISER L’ADDRESS CLEANSING À SON AVANTAGE
Les potentialités de l’address cleansing avec un logiciel comme Egon sont énormes. À partir d’une base de données incomplète, avec des doublons et des données obsolètes, on obtient une archive d’adresses assainie, mise à jour, correcte, complète, formatée dans le standard du pays et du système postal cible, et même géolocalisé sur carte ou sur des appareils mobiles. Tout cela permet d’accélérer et de simplifier énormément les actions de marketing, contrôle et gestion des données, en obtenant des résultats à la hauteur des exigences modernes de business. Entreprises de livraison, e-commerce, sociétés de déménagement, compagnies d’assurance, chaînes hôtelières, entreprises de jardinage et de nettoyage, web agency… ne sont que quelques-unes des sociétés qui peuvent tirer un avantage de l’address cleansing dans le pays dans lequel elles œuvrent et dans le reste du monde. Pour se convaincre des bénéfices qu’Egon apporte, il suffit d’essayer la démo gratuite du logiciel disponible en ligne.
Il suffit de remplir les champs du formulaire pour recevoir un identifiant et un mot de passe afin de tester les services directement en entreprise ou sur les sites internet ou e-commerce concernés. Explorer les fonctions d’Egon et les technologies d’address cleansing est le premier pas pour faire évoluer le business vers de nouveaux horizons, en éliminant à la racine une partie des gaspillages dus à des erreurs, incompréhensions, livraisons manquées, retour de marchandise et pas seulement. De la déduplication à la mise à jour, Egon garantit une excellente expérience de travail, sans pour autant avoir besoin d’une formation spécifique pour les responsables. Demandez davantage d’informations ou testez sans engagement la version démo d’Egon pour votre activité d’address cleansing !
