Address cleansing: cos’è e come sfruttarla al meglio

Quando parliamo di address cleansing ci riferiamo a un insieme di attività finalizzate alla bonifica di un dato o di un gruppo di dati (database). Si tratta di una best practice fra le più importanti per aziende e imprese che desiderano portare il proprio business a un livello superiore. Grazie all’address cleansing, infatti, i dati in possesso subiscono interventi specifici volti a migliorarne la qualità e dunque la fruibilità in ambienti informatici e contesti disparati. Se in passato questa operazione veniva condotta a mano dato per dato da tecnici addetti e traduttori, oggi l’address cleansing si può realizzare con maggiore facilità e in tempi più rapidi grazie a software appositi di validazione degli indirizzi. Questi ultimi, in base al grado di evoluzione tecnologica, potranno svolgere task elementari o molto complessi, elaborando gli indirizzi postali secondo le esigenze richieste. Vediamo una a una nel dettaglio le attività di address cleansing svolte, nel nostro caso, dal software Egon.

1) CONTROLLO E CORREZIONE DEI RECORD DI OGNI INDIRIZZO

I dati immessi nel software Egon vengono sottoposti in prima battuta a un controllo specifico allo scopo di rilevare possibili errori di battitura, parole incomplete, termini ripetuti, omissione di spazi fra vocaboli e numeri… L’indirizzo viene analizzato non in modo grezzo ma attraverso una revisione accurata, record per record. L’indirizzo stesso, il codice territoriale, il nome e cognome del destinatario, la provincia, il paese e tutto ciò che costituisce il dato completo nella sua globalità. La correzione è automatica confrontando i dati presenti negli archivi digitali di Egon. Qualunque ambiguità non risolvibile in automatico viene segnalata nel report conclusivo, offrendo all’utente la possibilità di effettuare ulteriori verifiche in autonomia o con l’aiuto di Egon.

2) VERIFICA INFORMAZIONI OBSOLETE E AGGIORNAMENTO

Il controllo degli errori viene integrato con la verifica delle informazioni obsolete. In questo caso l’indirizzo viene valutato in termini di aggiornamento: rispetto a quanto riportato potrebbero esserci discrepanze anche minime, o perché l’intestatario dell’indirizzo si è trasferito, o perché è cambiato il codice territoriale, o perché la provincia, nel corso degli anni, è stata cancellata… Le casistiche sono infinite, Egon le prende in considerazione dalla prima all’ultima e grazie al confronto diretto con i dati in possesso si occupa di sostituire eventuali dati non più validi con le corrispondenti informazioni aggiornate in oltre 250 paesi del mondo in Europa, Asia, Oceania, Africa e Americhe.

3) DEDUPLICA (ELIMINAZIONE DEI DOPPIONI)

Capita spesso, all’interno di un database di indirizzi, di riscontrare la presenza di cosiddetti “doppioni”, e cioè di dati replicati due o anche tre, quattro o cinque volte. Soprattutto se l’archivio è stato creato tramite data entry con inserimento manuale, il rischio che uno stesso indirizzo venga riportato più volte torna di frequente. Anche qui, Egon corregge le incoerenze eliminando il doppione e segnalando nel report conclusivo quali e quanti indirizzi postali risultavano ripetuti. L’attività di deduplica è fondamentale per un address cleansing efficace, perché è chiaro che in caso di doppioni le azioni di marketing, invio di materiale cartaceo per posta, newsletter e così via si traducono in sprechi significativi.

4) ARRICCHIMENTO DEI DATI CON I RECORD MANCANTI

La data cleansing di Egon prevede che i dati, oltre a essere corretti, aggiornati e resi univoci, vengano anche arricchiti con i valori eventualmente mancanti. Questo è un passaggio ulteriore, realizzabile ancora una volta incrociando i dati presenti negli archivi del software. Se ad esempio un indirizzo difetta del suo numero civico, è possibile completarlo grazie al nominativo dell’intestatario o dell’azienda associata. Se a essere assente è il codice territoriale, quest’ultimo verrà ricostruito sfruttando i dati restanti. Qualora il record mancante non fosse attribuibile con certezza, verranno selezionati i valori più probabili, riportando sempre il tutto nel report finale a valle dell’interrogazione.

5) FORMATTAZIONE IN BASE AL PAESE E SISTEMA POSTALE

Il software Egon per la validazione di indirizzi si spinge oltre e provvede, se necessario, alla formattazione dell’indirizzo postale nel formato output previsto dal paese e/o dal sistema postale target. Il punto non è affatto scontato: ogni nazione del mondo conta un sistema postale ufficiale che, in quanto tale, esige il suo formato specifico dato dalla tipologia di dati richiesti, dal loro ordine, dai caratteri e altro ancora. La personalizzazione include i formati nativi, traslitterati oppure latinizzati, così come la scelta, per ogni recapito postale, di utilizzare il formato minuscolo, maiuscolo oppure capitalizzato. Una gamma di opzioni per configurare al meglio l’indirizzo postale nel rispetto delle molteplici variabili appartenenti a paesi e sistemi postali di tutto il mondo.

6) TRADUZIONE NELLA LINGUA DI DESTINAZIONE

Oltre alle attività elencate finora, il software Egon si occupa di tradurre l’indirizzo o gli indirizzi caricati nella lingua di destinazione. In questo modo un database inserito in italiano, inglese, spagnolo, francese, tedesco, ecc, verrà tradotto in automatico in una delle lingue disponibili, accorciando la filiera e tagliando costi fissi tutt’altro che secondari. Il database di output risulterà già disponibile nella lingua selezionata e potrà essere utilizzato fin da subito per la spedizione a clienti e fornitori o per altro genere di azioni.

7) GEOLOCALIZZAZIONE SU MAPPA, GPS E ALTRI SUPPORTI

Altra operazione aggiuntiva rispetto a forme di data cleansing standard è la geolocalizzazione su mappa. L’indirizzo bonificato viene in questo caso tradotto nelle corrispondenti coordinate geografiche (latitudine e longitudine) e successivamente immesso nella mappa (mapping) o veicolato in sistemi GPS, ambienti virtuali di georeferenziazione, navigatori e altre applicazioni. Con la geolocalizzazione su mappa si ottengono ulteriori informazioni e dati rilevanti quali zone censuarie, distanze in linea d’aria e pedonali, punti di interesse, localizzazione mediante nomi di strade, incroci (angoli) e molto altro ancora. Il tutto in modo automatico e veloce e senza alcuna possibilità di errore.

COME SFRUTTARE L’ADDRESS CLEANSING A PROPRIO VANTAGGIO

Le potenzialità dell’address cleansing con un software come Egon sono enormi. Partendo da un database incompleto, con doppioni e dati obsoleti, si ottiene un archivio di indirizzi bonificato, aggiornato, corretto, completo, formattato nello standard del paese e del sistema postale target, e perfino geolocalizzato su mappa o dispositivi mobile. Tutto questo consente di velocizzare e semplificare enormemente azioni di marketing, controllo e gestione dei dati, con risultati all’altezza delle moderne esigenze di business. Aziende di spedizione, ecommerce, ditte di trasloco, compagnie assicurative, catene alberghiere, imprese di giardinaggio e pulizia, web agency… sono solo alcune delle realtà che possono trarre vantaggio dall’address cleansing nel paese in cui operano e nel resto del mondo. Per convincersi dei benefici che Egon porta con sé è sufficiente provare la demo gratuita del software disponibile online.

Basta compilare i campi del form per ricevere in cambio una username e una password con le quali provare i servizi direttamente negli applicativi aziendali o nei siti internet o ecommerce di interesse. Esplorare le funzionalità di Egon e le tecnologie di address cleansing è il primo passo per evolvere il business verso nuovi orizzonti, eliminando alla radice parte degli sprechi dovuti a errori, incomprensioni, spedizioni mancate, reso merce e non solo. Dalla deduplica all’aggiornamento, Egon assicura un’esperienza di lavoro eccellente, senza per forza una formazione specifica da parte dei responsabili. Richiedi maggiori informazioni o prova senza impegno la versione demo di Egon per la tua attività di address cleansing!